Für Dirk Pappelbaum steht fest: Das Herzstück für einen funktionierenden Vertrieb ist die Provisionsabrechnung. Natürlich digital. Denn die Komplexität der Provisionsabrechnung im Versicherungsvertrieb lasse sich heutzutage nur noch mit professioneller Software effektiv und fehlerfrei durchführen. Eine gute softwaregestützte Provisionsabrechnung spart Zeit, minimiert Fehler und senkt Kosten, so der Versicherungsspezialist. Pappelbaum hat mit IBePro (Inveda Bestand und Provision) eine eigene Softwarelösung zur Abrechnung und Verwaltung von Provisionen am Start. Diese ist bereits seit vielen Jahren in großen Vertriebsstrukturen erfolgreich im Einsatz.

Die DATEV-Schnittstelle

Bei der Auswahl einer geeigneten Software stehen für den Geschäftsführer des Leipziger IT-Unternehmens Inveda.net GmbH Transparenz, Sicherheit und die richtigen Schnittstellen im Vordergrund.

In der Regel ist die Software für die Abrechnung nicht dieselbe wie für die Buchhaltung. Hier hat sich in den letzten Jahren der Branchenprimus DATEV mit Abstand durchgesetzt. Umso wichtiger ist die Frage, ob die eingesetzte Abrechnungssoftware eine Schnittstelle zum DATEV besitzt. Je besser diese Schnittstelle ist, desto eher lassen sich Fehler in der Buchführung vermeiden. Idealerweise führt man Konten in der Abrechnungssoftware, die 1:1 an das DATEV gelangen und sich dort auch so wiederfinden.

Das Problem mit der Provision

Ein Steuerberater kann sicher beurteilen, welche Belege notwendig sind, jedoch fehlt häufig das Wissen über die branchenspezifischen Regelungen. So kann im Versicherungsbereich eine Provision nicht beliebig ausgezahlt werden, es gibt Regeln für den Fall eines Stornos und nicht jede Provisionszahlung ist automatisch frei von Umsatzsteuer. Außerdem muss klar definiert sein, wann eine Provision verdient ist. Denn ist man nicht selbst die Versicherungsgesellschaft, liegt es nicht in der eigenen Kontrolle zu entscheiden, wann ein Vertrag zustande kommt und wann er gegebenenfalls wieder gekündigt wird. Weichen die Regeln bei der Provisionsauszahlung davon ab, bekommt man schnell Schwierigkeiten bei der Nachvollziehbarkeit der Geldflüsse.

Von der Revisionssicherheit

Als absolute Notwendigkeit definiert Pappelbaum die Revisionssicherheit, damit Konten im Abrechnungssystem durch Benutzer und Mitarbeiter des Unternehmens nicht manipuliert werden können. Dabei gelten die Anforderungen der Revisionssicherheit nicht nur für die Buchungen, sondern auch für die den Buchungen zugrundliegenden Geschäftsdaten. Nutzer müssen revisionssicher belegen, welche Verträge den Provisionszahlungen zu Grunde liegen. Die Provision muss sich aus den Vertragsdaten herleiten lassen und die Zeitpunkte im Vertrag müssen zur festgelegten Fälligkeit der Provision passen. Somit muss klar definiert sein, welche Daten mit Abrechnung zu speichern sind.

Alles dokumentieren

„Die beste Software nützt also nichts, wenn es keine klaren Regeln für die eigene Vertriebsstruktur gibt“, bilanziert der Unternehmer. So müssten alle möglichen Fälle benannt und mit Regeln hinterlegt werden. Nur so könne man Willkür bei der Abrechnung vermeiden und die notwendige Transparenz für das Finanzamt schaffen. Dieses verlangt seit 01.01.2015 eine Verfahrensdokumentation. „Kann man dem Finanzamt nicht schlüssig darlegen, wie die Abrechnung erfolgt, und dass die Vorgänge dokumentiert sind, dann darf das Amt schätzen. Und das erfolgt in der Regel zu Gunsten des Fiskus.“ Worst Case: Wenn im Rahmen einer Tiefenprüfung die abrechnungstechnischen Abläufe nicht nachvollziehbar sind, dann unterstellt das Finanzamt gern, dass jemand seine Geschäfte absichtlich verschleiert.

Dirk Pappelbaum wird auf der DKM sprechen. Wo: Halle 4, Stand E04.

Titelbild: © Inveda.net GmbH

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